Пожалуй, в выходные подыму сервачок закрытый. Надо назначить одного ответственного (что бы пароли для доступа там рассказал, народ жеребьировал/организовывал и т..п.), т.к. мне всем заниматься некогда.
А уж там проще собраться будет, когда сервер в любой момент под боком.
Если надо, могу предложить закрытый раздел форума, куда доступ будет только у "сильных мира сего", допущеных до игры на "закрытом" сервере.